После того как выявите признаки того, что представленный при приеме на работу документ может быть подложным, письменно зафиксируйте обнаруженные в нем несоответствия. Документальная фиксация обстоятельств, которые вызывают сомнения, станет основанием для того, чтобы провести внутреннюю проверку. Получать от работника письменные объяснения при увольнении за представление подложных документов не требуется, поскольку данное основание увольнения не является дисциплинарным взысканием (приказ Роструда от 11.11.2022 № 253, определение Восьмого КСОЮ от 29.07.2025 № 88-12512/2025). Но всё же у работника лучше сперва запросить объяснения по факту подлога. Это позволит решить сразу три проблемы: Получить от работника информацию о версии событий и, возможно, документальное подтверждение подлинности документа; Зафиксировать факт уклонения работника от дачи объяснений, что может косвенно свидетельствовать о его недобросовестности; В запросе укажите конкретный документ и признаки, которые вызывают сомнения. Работнику стоит предоставить разумный срок для ответа, например два рабочих дня. Если работник отказывается получать запрос или давать объяснения, зафиксируйте факт отказа соответствующим актом. Это поможет доказать, что уведомили работника надлежащим образом и не лишили его возможности дать объяснения или представить свою позицию. Акт составьте не менее чем при двух свидетелях из числа не заинтересованных в исходе разбирательства коллег. Укажите дату, время, место составления, опишите суть ситуации. Пример формулировки: «Работнику был зачитан вслух и предложен для ознакомления под подпись и получения запрос письменных объяснений в связи с обнаружением признаков подложности представленного им при заключении трудового договора диплома о высшем профессиональном образовании». Зафиксируйте в акте дословные формулировки работника о причине отказа, чтобы снизить риск обвинений в искажении фактов. Документ должны подписать все составители. Работнику можно предложить ознакомиться с актом под подпись, но и без подписи сотрудника документ будет правомерным. В февральском выпуске журнала «Кадровое дело» редакция подготовила для вас материал «Подложный документ в личном деле: как его выявить и без рисков оформить увольнение». В статье — пошаговый разбор процедуры увольнения за подложные документы: что именно, в какой последовательности и в какие сроки должен сделать кадровик — от первой фиксации сомнений в подлинности документа до издания приказа об увольнении. Материал выстроен вокруг практики судов и показывает, на каких этапах работодатели чаще всего допускают ошибки и как их избежать, чтобы позиция компании устояла при проверке и в суде. Для каждого шага процедуры подготовили все необходимые образцы документов. Также в статье памятки: как выявить у документа признаки подложности и какие действия вправе предпринимать комиссия при проведении служебной проверки.
